仪器设备及家具的采购与验收工作是学校资产管理的重要环节，为了规范学校采购与验收工作，保证采购质量和合同履行，明确责任，根据《湖南文理学院采购与招标工作实施细则》、《湖南文理学院仪器设备管理实施细则》等相关管理办法，现就采购与验收工作规定如下。
一、采购工作相关规定
1.教学院在自己管理的经费中开支，一次性购买5000元以内的仪器设备及家具，由学院自行购置。
2.各单位办公设备的购置必须严格遵守《湖南文理学院办公类国有资产配置与管理办法》。
3.根据学校协议供货的要求，协议供货规定内的货物采购必须在学校选定的协议供货商内进行。
4.严格执行合同。不允许中标货物随意变更，如遇不可抗拒原因确需变更，必须遵守如下要求：
（1）变更必须事先向实验室建设与设备管理处申请，须详细说明变更理由，申请同意后方可变更。如学院擅自变更合同内容，学校将依法依规进行处理。
（2）变更货物的技术参数必须是正偏离。
（3）变更金额不能超过合同金额10%，合同总金额不能增加。
5.把握好履约时间。实验室建设与设备管理处在项目合同签订后3天内把合同电子文档及中标方联系方式发送给有关单位的相关负责人。相关单位必须在合同规定的时间内督促中标方交付货品。如确需延期到货，供货方必须提出书面申请，经相关单位签署意见后向实验室建设与设备管理处报告，申请获得批准同意后方可延期供货。延期时间超过2周的必须经分管校领导签字同意。非特殊原因原则上延期时间不允许超过1个月。
二、验收工作相关规定
1.行政办公设备及家具的验收
一次购买金额5000元以下的设备及家具，由使用部门直接验收，验收合格后。填写和报送《湖南文理学院行政办公设备采购验收清单》（见附件1）。
一次购买金额在5000元以上的设备及家具，由设备管理部门会同设备使用部门组织综合验收工作。填写和报送《湖南文理学院行政办公设备采购验收清单》。
2.教学、科研仪器设备验收分初步验收和综合验收两类，初步验收合格后方可进行综合验收：
（1）初步验收：由项目负责人组织设备管理及使用人员验收，内容包括接收设备、开箱检查、清点数量、对比规格型号、接管技术资料、协助安装调试、参加操作培训、测定质量参数指标。
（2）综合验收：由设备主管部门组织项目负责人、设备管理人员、财务部门代表、审计部门代表、纪检监察部门代表、供货单位代表进行验收。内容包括审核初步验收材料、抽测质量技术参数、签署验收意见或提出整改意见填写和报送《湖南文理学院资产验收报告》（见附件2）。
三、验收准备工作
1.项目负责人和设备管理人员要按照所购仪器设备对环境条件的要求，做好安装条件的准备工作，如设备放置位置、供水供电设施、安全防护、防雷设施、排污处理、调试用样品、配套设施等。
2.项目负责人和设备管理人员要熟悉厂商提供的技术资料。
四、验收流程及验收内容
1.接收设备。仪器设备到校后，项目负责人和设备管理人员应及时接收，并选择合适的地方放置。接到设备后，进行外观检查，检查仪器设备外包装是否完好，有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况，如发现问题，应做详细记录，拍照留据，并及时向供货商反馈和报告设备主管部门，由设备主管部门做出处理意见。严禁接收任何无当期采购合同的设备，违者将依纪依法追究责任。
2.开箱验收。除大型精密仪器设备外，一般设备的开箱验收由项目负责人和设备管理人员负责。开箱后，检查仪器设备及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。以供货合同最终承诺为依据，检查装箱单各项内容，逐件核对主机及附件的规格、型号、数量，检查仪器说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书等随机资料是否齐全，并认真作好记录。
开箱验收时发现供货设备与合同内容不一致的，项目负责人应立即通知商家予以更换，确因市场原因更换设备须报告报告设备主管部门，未经设备主管部门同意，不得安装调试，否则不予验收。
3.安装调试。在供水供电及其他防护设施满足设备要求的条件下才能进行安装调试工作。项目负责人和设备管理人员要严格按照合同约定、仪器使用说明书、操作手册的规定和程序进行安装、调试，测试有关技术参数，做好详细记录，安装调试合格后方可验收。若设备出现质量问题，应将详细情况书面通知供货单位和设备管理部门，按合同有关条款办理。
4.合同中单台价值10万元及以上的设备，须由使用部门出具《湖南文理学院贵重仪器设备测试报告》（见附件3），若合同中有进口仪器设备，供货商须提供进口设备免税证明和详细水单，交设备管理部门备案。贵重仪器设备原则上开箱与安装调试同步进行，除项目负责人和设备管理人员外，要有厂家代表和设备主管部门代表到场进行开箱及安装调试。
5.在项目负责人报请综合验收后，由设备主管部门组织进行综合验收。综合验收要对初步验收材料进行审核，视实际条件抽测主要技术参数，签署验收意见。若有异议，应提出整改意见。
6.验收应当依据事先规定的标准和要求进行，不能改变验收标准或内容。凡符合事先确定标准的，即为验收合格。
五、验收时限及责任
1.接收设备后，项目负责人应在5个工作日内组织验收，填报《初步验收报告单》；若验收有异议，也应在5个工作日内向设备主管部门提交书面报告解决。
2.初步验收通过后，应在2个工作日内将《初步验收报告单》及相关材料送交设备主管部门，主管部门应在5个工作日内安排综合验收并填报《湖南文理学院资产验收报告》。
3.设备综合验收通过后，设备管理人员应在5个工作日内建固定资产卡，并持《湖南文理学院资产验收报告》办理报账手续。
4.遇特殊情况不能验收的，应向设备主管部门作书面说明。若不作说明，设备到达10个工作日或在合同约定验收时限内不验收并开始使用。由此产生的责任由项目负责人及使用单位承担。
六、验收不合格仪器设备的处理
1.初步验收不合格的设备，项目负责人应书面报告设备主管部门，由设备主管部门作最终认定。认定为与合同不符或不合格的设备，设备主管部门协调做好更换、检修、退货和索赔手续。
2.对于因特殊原因到货设备与合同型号参数不符，变更设备金额不超过合同总金额10%且设备各项参数正偏离，若项目负责人愿意接收，并经设备主管部门同意，办理相关手续后可以进行变更。
3.对验收结论有异议的，应当请双方认可的检测机构进行检测，检测费用由责任方支付。
七、附则
因场地及设备安装条件不到位等原因导致设备不能及时到位，设备使用单位向主管部门书面说明原因，待主管部门同意后方可延缓安装。
对在仪器设备验收过程中弄虚作假，或与供货商合谋损害学校利益等行为，将按有关规定处理。
本规定由实验室建设与设备管理处和校园建设与资产管理处共同负责解释。
